Le Pavillon des arts de Coaticook est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve

Sous la responsabilité de la directrice générale, l’adjoint.e apporte un soutien administratif pour l’ensemble des activités du Pavillon. Dynamique et professionnelle, cette personne fait preuve d’esprit d’équipe et possède de solides connaissances en administration. Elle assure également le service à la clientèle et les ventes à la billetterie.

Principales fonctions

Administration

  • Ouvre et ferme les bureaux et la billetterie;
  • Répond aux appels téléphoniques et courriels et assure les suivis;
  • Effectue le suivi des dossiers de programmation (contrats, matériel, etc.);
  • Rédige divers documents et demandes;
  • Collabore avec la direction pour les rapports et redditions;
  • Archive et organise l’information numérique et papier;
  • Participe à l’organisation des conseils d’administration et assemblées générales;
  • Assure la mise à jour des listes de contacts et calendrier Outlook;
  • Travaille sur des mandats spécifiques confiés par la direction générale;
  • Supporte l’ensemble des départements dans leurs tâches administratives;
  • Fait les commandes de fournitures et les commandes pour le bar;
  • Effectue des tâches cléricales (photocopies, gestion du courrier, etc.).

Communications

  • Vient en appui dans les projets corporatifs et de marketing;
  • Vient en soutien lors de l’organisation d’événements;
  • Effectue les revues de presse;
  • Collabore, selon le plan marketing, à la gestion de communautés (création d’événements Facebook) et aux mises à jour du site web;
  • Assure la mise à jour des listes de contacts pour l’infolettre;
  • Supporte l’équipe dans la réalisation de certains matériels graphiques;
  • Fait le suivi des placements médias.

Comptabilité

  • Traite et fait les suivis des factures en lien avec les ententes ou bons de commande;
  • Effectue les rapports de vente et de partage de revenus à la fin de chacun des spectacles ou locations;
  • Fait de la tenue de livre, les états financiers, émet des chèques et des factures;
  • Fait le suivi des comptes payables et recevables, incluant la gestion des factures et des remboursements.

Billetterie

  • Renseigne les visiteurs au sujet des différents spectacles de la programmation ;
  • Instaure une relation personnalisée avec chaque client, au téléphone ou en personne
  • Opère le système de billetterie notamment l’entrée de données en lien avec la programmation, la mise à jour et l’archivage, les ventes et les rapports ;
  • S’occupe des ventes au comptoir de billetterie (réservations, paiements, impressions, envois);
  • Se charge des locations de salle (demande d’informations, réservations, contrats, paiements, demandes de permis, mises à jour du calendrier, coordination avec le reste de l’équipe et des services techniques, etc.);
  • Reçoit les plaintes et fait les suivis.

Divers

  • Fait la gestion du système d’alarme et des clés;
  • Répond à la centrale en cas de déclenchement de l’alarme;
  • Accomplit toutes autres tâches de même nature ou connexes requises par la direction générale.

Principales qualités recherchées

  • Démontre un excellent sens de l’organisation et de la minutie;
  • A le souci d’offrir un excellent service à la clientèle;
  • Fait preuve de créativité, de proactivité, d’autonomie et d’initiative;
  • Est reconnu.e pour son dynamisme, sa capacité d’adaptation et son esprit d’équipe;
  • Peut travailler sous pression, dans un environnement où le rythme est rapide.

Profil ou Exigences requises

  • DEP, DEC en comptabilité, administration ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience;
  • Minimum de 2 (deux) ans d’expérience dans un poste similaire;
  • Très bonne connaissance du français écrit et parlé;
  • Connaissance de l’anglais un atout;
  • Excellente connaissance des logiciels de la suite Office;
  • Connaissance dans la tenue de livre.

Conditions d’emploi

  • Temps plein 35 heures semaine.
  • Horaire flexible possible.
  • Assurances collectives.
  • Salaire : 15$ à 17$ /heure selon l’expérience.

Entrée en fonction le 24 août 2020.

Merci de faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de présentation à direction@pavillondesarts.qc.ca avant le mercredi 12 août 2020.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous contacterons seulement les personnes sélectionnées en entrevue.